Cuadrar la caja es comparar dos números al final del turno: lo que el cajón debería tener y lo que tiene de verdad. Cuando coinciden, no hay nada que mirar. Cuando no coinciden, el problema casi siempre está en uno de cuatro sitios, y el orden en el que se buscan es lo que hace que el arqueo dure cinco minutos o media hora.
El fondo inicial
Antes de abrir, alguien cuenta lo que hay en el cajón y lo declara: ese es el fondo inicial del turno. No es una formalidad. Si no se anota al principio, al cerrar no hay forma de saber cuánto de lo que hay dentro es cambio que ya estaba y cuánto es lo que se ha cobrado en el turno. Un cajón que empieza sin número conocido no se puede cuadrar nunca, por mucho cuidado que se ponga después.
Cada turno de caja queda con un nombre asociado a quien lo abrió y a quien lo cerró, no solo con la cuenta que ha entrado en el sistema. En un bar donde varias personas se turnan en la misma barra con la misma cuenta de acceso, esa distinción es la que permite saber después quién tenía el cajón delante a una hora concreta, sin depender de la memoria.
Efectivo, tarjeta y Bizum: por qué dos cifras que deberían coincidir no lo hacen
Un error habitual es comparar «lo cobrado hoy» con «el efectivo que hay en el cajón» y esperar que salga lo mismo. No sale, y no es un fallo: son dos cosas distintas. Lo cobrado hoy suma todos los medios de pago — efectivo, tarjeta, Bizum. El cajón solo contiene efectivo. La tarjeta y Bizum no pasan por él en ningún momento: el dinero llega directo al banco. Así que la cifra que hay que cuadrar contra el cajón es solo la parte en efectivo, nunca el total del día.
Esto vale igual para una mesa que para la barra. Cobrar en efectivo en una mesa tiene que acabar en el mismo cajón que un cobro en barra, porque es el mismo dinero físico entrando al mismo sitio. Si una parte del efectivo cobrado en mesas no llegara a quedar registrada como entrada de caja, aparecería una diferencia entre lo que dice el sistema y lo que hay dentro del cajón sin que nadie haya hecho nada mal: el fallo estaría en que ese cobro no se apuntó donde tenía que apuntarse. Por eso cualquier cobro en efectivo, se haga donde se haga, necesita un turno de caja abierto al que sumarse: sin un cajón abierto no hay dónde meter ese billete, y cobrar en efectivo sin saber a qué caja va es la forma más segura de que el arqueo no salga.
Meter y sacar dinero del cajón a mano
Aparte de los cobros, hay movimientos de efectivo que no vienen de una venta: sacar cambio para el banco, pagar en mano a un proveedor que ha traído género, meter un fondo extra porque se ha quedado corto de monedas a media tarde. Cada uno de esos movimientos, para bien o para mal, cambia lo que debería haber en el cajón al final del turno. Si no queda anotado en el momento, en el cierre aparece como una diferencia sin explicación, y una diferencia sin explicación es indistinguible de un error de verdad. La regla práctica es simple: nada sale ni entra del cajón sin dejar rastro en el mismo instante en que pasa, nunca de memoria al final del día.
El cierre: efectivo esperado contra efectivo contado
Al cerrar el turno, el efectivo esperado es una suma: el fondo inicial, más lo cobrado en efectivo durante el turno, más lo que se ha metido a mano, menos lo que se ha sacado a mano. El efectivo contado es lo que sale de contar billete a billete y moneda a moneda lo que hay físicamente en el cajón. Cuadrar la caja es comparar esas dos cifras. Si coinciden, el turno está cerrado. Si no coinciden, toca revisar.
Cuando falta dinero
Antes de asumir que se ha perdido efectivo, conviene repasar estos cuatro puntos, en este orden:
- Un ticket que se sirvió pero no se cobró. La cuenta quedó abierta o se cerró sin pasar por caja, así que ese importe nunca llegó a sumarse a lo cobrado en efectivo, aunque el cliente sí pagara.
- Un cambio mal dado. El error más simple y el más común: se devolvió de más o de menos al entregar el cambio de un billete grande.
- Una salida a mano sin apuntar. Se sacó dinero del cajón — para un proveedor, para cambio — y no quedó registrado en el momento, así que ahora falta sin explicación aparente.
- Un cobro con tarjeta apuntado como si fuera efectivo. El dinero llegó al banco, no al cajón, pero al registrar la venta se marcó el medio de pago equivocado, así que el sistema espera un efectivo que nunca estuvo ahí.
En la mayoría de los casos el descuadre está en uno de estos cuatro sitios, no en que haya desaparecido dinero de verdad. El TPV de RestauraBar lleva estos movimientos y turnos de caja incorporados desde el cobro hasta el cierre, así que cuando algo no cuadra, la lista de sospechosos ya está delante y no hay que reconstruirla de memoria — puedes ver cómo funciona en la página del TPV.